コラム
指示書で気を付けていること ~活動指示書の作成について~
クライアントとの打ち合わせも終了し、
資料も頂きました。
「いざ、活動指示書の作成！」
となっていきますが、
今回は、
研成社で活動指示書を作成する際、
気を付けていることを掲載します。
指示書で気を付けていること
大きく気を付けていることは３点あります。
①クライアントの意図することを明確にする
→当たり前のことですが、
「クライアントの意図を現場が理解する」為に、
活動指示書を作成することが、
事務局で一番重要なことになります。
オンラインミーティングでも説明はしていますが、
現場で確認する際の一番身近なツールは
「活動指示書」です。
これをわかりやすく作成し、
現場に理解してもらうことが肝心です。
②販促資材の調整
→指示内容を改めて確認しつつ、
現場スタッフへの販促資材の数量調整を行ないます。
数量については安易に行なわず、
過去の活動経験を基に調整。
また、販促資材量が多くなるような場合は、
スタッフへの送付方法も調整します。
例：スタッフに確認の上、2回にわけて送付するなど
③活動までのスケジュール調整
→主に調整するスケジュール内容は下記の通り。
- 活動指示書の作成
- 報告レポートのフォーム作成
- 活動指示書、資料関連をスタッフへ送付
- 販促資材の数量調整、送付
- オンラインミーティングの日程調整
- 報告・勤怠レポートの事前準備
活動開始日をベースに、上記スケジュール調整を行ないます。
今回、活動指示書の作成について
２回に渡って掲載しましたが、
あくまでも大事なのは、
「クライアントの意図を踏まえ、現場で最大の成果を生み出す」ことです。
次回は、「活動内容の優先順位」について掲載させて頂きます。
